Prowadzenie dokumentacji gospodarstwa w formie elektronicznej odciąża pamięć i umożliwia szybki dostęp do danych. Pomagają w tym specjalne programy.

Oferta cyfrowych rejestratorów polowych, które zastępują papierowe karty pola, jest coraz większa. Wiele firm działających w otoczeniu rolnictwa przejmuje gotowe programy i przystosowuje do swoich celów, a następnie różnymi drogami dostarcza je rolnikom. Często zawierają one funkcje kojarzące określone zabiegi z konkretnymi produktami. Bardzo trudno znaleźć tani rejestrator, który ich nie zawiera. Mało jest też takich, które łączą w sobie funkcję notatnika i poradnika, który mógłby kompleksowo wskazywać wybór rozwiązań ułatwiających podejmowanie decyzji. Trudno przed zakupem przetestować wszystkie dostępne obecnie rejestratory. Jednak jest pakiet warunków, które należy wziąć pod uwagę przy zakupie wygodnego, cyfrowego rejestratora polowego.

1. Łatwość użytkowania

Przejrzysty interfejs (dostęp) użytkownika i łatwy w zarządzaniu zakres funkcji ułatwiają pracę i zrozumienie.

2. Chroń dane operacyjne

Przechowywanie danych o gospodarstwie na własnych nośnikach danych jest najbezpieczniejsze i pozwala ograniczyć dostęp osób niepowołanych. Jednak należy maksymalnie obniżyć ryzyko ich utraty, tworząc osobno przechowywane kopie. Jeśli dane są przechowywane w chmurze, można uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca. Natomiast kuriozum jest gromadzenie danych gospodarstw na serwerach należących do dostawców urządzeń lub oprogramowania. W ten sposób rolnicy często nieświadomie udostępniają swoje dane wielu nieznanym osobom i podmiotom.

3. Wygodny wgląd i analiza

Oceniając wprowadzone dane, można szybko odkryć słabe punkty w gospodarstwie i wprowadzić korzystne zmiany.

4. Dostęp do danych w dowolnym miejscu

Czy wystarczy wywołać dane na komputerze, czy też powinny być one dostępne również na smartfonie, gdy jesteś poza domem?

5. Długotrwałe użytkowanie

Upewnij się, że w cenie zakupu rejestratora polowego są uwzględnione aktualizacje oprogramowania w dłuższym przedziale czasowym.

6. Oszczędzaj czas na  importowania danych

Funkcja importu (przekopiowania) ułatwia automatyczne wprowadzanie zgromadzonych dotychczas danych. Oszczędza to czas i ryzyko błędnych wpisów. Samo aktualizowanie/uzupełnianie danych wymaga mniej wysiłku, jeśli historii nie trzeba wprowadzać ręcznie.

7. Uwaga na kompatybilność

Cześć rejestratorów polowych współpracuje tylko z urządzeniami i oprogramowaniem wybranych producentów. Urządzenia nie zawsze można skomunikować z szeroką grupą innych.

8. Uważaj na dostęp do danych

Udostępnianie informacji o polach i uprawach jest wskazane tylko dla wąskiej grupy użytkowników, np. rodzina i pracownicy. Firmy zewnętrzne mogą te dane przetwarzać na własne potrzeby, handlować danymi lub nawet ingerować w zapisy, zwłaszcza jeśli są dostawcami urządzeń i oprogramowania.

9. Wybierz swoje priorytety

Niektóre aplikacje zawierają funkcje doradcze, zazwyczaj w wybranym zakresie, np. w ochronie upraw lub nawożeniu (niekiedy oparte na produktach pojedynczego dostawcy). Inne opierają się na zarządzaniu zasobami ludzkimi i rachunkowości. Uprawy specjalne często mają swoje własne, zaawansowane rozwiązania.